Wissenstransfer und Stellenübergabe bei Personalwechsel organisieren

Der Wissenstransfer und die Stellenübergabe bei Personalwechsel im Unternehmen ist eine Holschuld, das heisst die Firma muss das Wissen beschaffen. In vielen Bereichen ist das Wissen der Mitarbeitenden die wichtigste Ressource und entsprechend gross das Potential einer guten Übergabe oder eben der Schaden bei einem Wechsel ohne Wissenstransfer. Wissen kann im Unternehmen gehalten werden und die Einarbeitungszeit wird verkürzt. Dieser Artikel beschreibt meine eigene Erfahrung, was es für eine gute Übergabe braucht und wie diese ablaufen kann. Ausserdem erkläre ich, was bereits im Vorfeld unternommen werden kann, um den allfälligen Schaden oder Aufwand bei einer Kündigung oder Pensionierung zu reduzieren.

Was sind die Chancen und Risiken bei einem Personalwechsel?

Wissen ist die wichtigste Ressource vieler Firmen (Blogbeitrag zu Wert von Wissen und Wissenstransfer) und sie liegt häufig in Form von Fähigkeiten, Fertigkeiten oder Erfahrung bei den Mitarbeitenden. Genau deshalb kann der Wert von Wissen selten quantifiziert werden und erscheint auch in keiner Bilanz. Ist es deshalb weniger Wert? Sie sollten es als wertvolle und einzigartige Ressource Ihres Unternehmens sehen und auch entsprechend behandeln.

Es ist schwierig, die Kosten von Personalfluktuationen zu quantifizieren. Die Schätzungen reichen von einigen wenigen Monatsgehältern bis zu 2.5 Jahresgehältern (Quelle). Das hängt wohl auch stark von der Position und dem Unternehmen ab. Aber es sind auf jeden Fall mehrere Monatsgehälter. Dazu gehören Kosten für den Recruitingprozess, für Einarbeitung, Schulungen und Teambuilding. Häufig gibt es auch einen Wissensverlust, der nicht verhindert werden kann. Mitarbeiter kündigen ausserdem innerlich häufig schon ein halbes Jahr bevor sie gehen und arbeiten danach weniger effizient. Sie sollten also die Fluktuationsrate Ihres Unternehmens oder Teams möglichst gering halten. Wie das gelingen kann, lesen Sie zum Beispiel hier. Manchmal ist eine Stellenübergabe jedoch unumgänglich, wenn eine Person das Unternehmen durch Kündigung oder Pensionierung verlässt. In diesem Fall kann der Schaden für das Unternehmen durch guten Wissenstransfer und eine strukturierte Stellenübergabe massiv reduziert werden.

Die gute Nachricht: Ihr Unternehmen ist bis jetzt vermutlich nicht gestorben, weil sie den Wissenstransfer und die Stellenübergabe bei Personalwechsel schlecht gemanagt haben. Aber das Potential ist doch sehr gross, das Wissen nicht nur von einer Person auf die Nachfolgerin zu übergeben, sondern gleich aufzuschreiben und damit langfristig verfügbar zu machen und im Unternehmen auf vielfältige Weise zu verteilen. So können Sie den Wert des Wissens sogar multiplizieren und häufig auch neues Wissen schaffen (Blogbeitrag). Dies kann zu einem Wettbewerbsvorteil für Ihre Firma werden.

Was sind die Voraussetzungen für guten Wissenstransfer und eine gute Stellenübergabe?

Eine gute Stellenübergabe braucht Zeit und Aufmerksamkeit. Idealerweise erfolgt die Stellenübergabe und Wissenstransfer bei Personalwechseln direkt von Vorgängerin zu Nachfolger. Häufig muss eine Rolle jedoch ohne zeitliche Überlappung von Vorgängerin zu Nachfolger übergeben werden. Dann kann eine interne oder externe Person diese Zeit überbrücken und zuerst das Wissen bei der Vorgängerin abholen und später an den Nachfolger übergeben. Diese Person ist für die Koordination der Übergabe verantwortlich und sollte folgende Eigenschaften mitbringen:

• Zeit und Aufmerksamkeit für die Übergaben
• guten Bezug zur Schlüsselperson: Nicht alles Wissen der Person gehört automatisch der Firma und je kooperativer die Zusammenarbeit, desto besser der Output. Und am Schluss kann nur abgeholt werden, was die Person bereit ist zu teilen.
• Person sollte inhaltlich etwas vom Thema verstehen. So ist es viel einfacher, das Wissen einzuordnen.

Interne Personen sind häufig gut geeignet, weil sie das Sachverständnis und die Beziehung zur Person mitbringen. Aber häufig sind sie mit ihren eigenen Aufgaben und Projekten ausgelastet und können bei einer Kündigung nicht sofort alles liegen lassen, um sich dem Stellentransfer zu widmen. Externe Personen sind häufig besser, weil sie schnell verfügbar sind, die nötige Zeit aufwenden können und die Tools besser kennen.

Organisation des Wissenstransfers bei Personalwechsel

Die Übergaben selber sind in der Form frei. Von einer einfachen Excel Tabelle bis zur Workshpere Map ist alles möglich. Wichtig ist, die Themen vorzubereiten und die Personen, an welche die Übergabe erfolgen soll, einzubeziehen. Ich habe gute Erfahrung mit geringfügig strukturierten Gesprächen in lockerer Atmosphäre gemacht, um Wissen bei einer Person abzuholen. Das funktioniert auch, wenn die Person nicht mehr besonders motiviert ist, das Wissen zu teilen und es nimmt auch etwas Druck von der Person, für den Wissenstransfer verantwortlich zu sein.

Darüber hinaus gibt es viele interessante und interaktive Formate wie Wissensmarkt, Vorträge, Case Studies, Erklärvideos, gemeinsam arbeiten etc., um das Wissen weiter zu geben. Damit ist gleich eine Multiplikation und Weiterverarbeitung des Wissens möglich (Blogbeitrag). So kann Wissen als wertvolle Ressource genutzt werden und ein Wettbewerbsvorteil für Ihre Firma werden.

Stellenübergabe und Wissenstransfer können bei Personalwechseln aus folgenden Schritten bestehen:

• Wissen lokalisieren: Tätigkeiten und erforderliches Wissen der Person verstehen und visualisieren: Was braucht es für diesen Job? Jobbeschrieb, Projektlisten, Tätigkeiten (Kalender)
• Rahmen und Richtlinien für die Übergabe ansprechen: Was muss übergeben werden und an wen? Es muss nicht automatisch alles an die Nachfolge gehen.
• Wissen abholen bei Vorgänger (download): Begleitung von Wissensübergabe, Gespräche führen, Wissen dokumentieren (Text, Karten etc.)
• Wissen an Nachfolge übergeben oder im Unternehmen verteilen (upload): Übergaben in verschiedensten Formen organisieren und begleiten: Schulung, Vortrag, Case Study, Erklärvideo

Wichtige Punkte bei Stellenübergaben und Wissenstransfer

Wichtige Punkte bei der Stellenübergabe sind aus meiner Sicht

• Wissen wird nur aufgeschrieben, wenn möglich und sinnvoll (langfristig gültig)
• Implizites Wissen (Fertigkeiten, Erfahrung, Umgang mit Software, Abläufe, Prozesse) kann häufig nicht optimal in Text erfasst werden. Entweder Übergabe via evores als temporärer Wissensspeicher, Dokumentation mit Videos oder direkte Übergabe an Team (gemeinsam an Projekt arbeiten, zuschauen etc.)
• Projekte: Überblick über laufende Projekte gewinnen und gemeinsame Diskussion: Was kann noch abgeschlossen werden, was muss an wen übergeben werden?
• Kontakte, Ansprechpersonen, Beziehungen etc. dürfen nicht vergessen werden

• Wissen zu Kultur, Kommunikation, Zusammenarbeit, Abläufen im Unternehmen: Wie wird es hier gemacht? Dies kann die Einarbeitungszeit entscheidend verkürzen und wird bei Übergaben oft vergessen.
• Erfahrungen, Ideen & Verbesserungsvorschläge etc. werden oft nicht übergeben und sind dann für immer verloren: wofür hatte die Person nie Zeit? Was hätte schon lange besser gemacht werden sollen? Was haben wir gelernt?

Möglichkeiten für Wissenstransfer im Vorfeld

Wissenstransfer soll nicht erst ein Thema werden, wenn eine Person kündigt. Sprechen Sie über Wissenstransfer. Was laufend getan werden kann, um den Aufwand und Schaden im Falle einer Kündigung zu reduzieren:

• Wissen laufend zu teilen und gemeinsam lernen – kleineres Kopfmonopol
• Erfahrungen und Tätigkeiten laufend festhalten
• Kontakte und Beziehungen zu anderen Organisationen bewusst auf mehrere Personen verteilen
• Rollen auf verschiedene Personen verteilen
• Klären, ob weitere Zusammenarbeit mit Personen möglich ist (z.B. bei Pensionierung). Manchmal kann man auch noch Fragen stellen, wenn diese kanalisiert und in überschaubarer Menge eintreffen
• Schon früh einen Nachfolge entwickeln (Regelmässige Kontrolle: welches sind zwei mögliche Nachfolger für deinen Job?) und diese bewusst gemeinsam auf den Weg schicken

Begleitung der Stellenübergabe und des Wissenstransfers durch eine externe Person (evores)

Ich unterstützte Sie vor Ort oder remote bei der Planung/Organisation eines wichtigen Stellenwechsels oder führe die Übergabe durch, wenn keine geeignete interne Person zur Verfügung steht.

Wie kann ich Sie unterstützen?

• Nötige temporäre Kapazität und Aufmerksamkeit für die Übergabe, damit sich das Team auf die laufenden Projekte konzentrieren kann
• Ausbildung Wissensmanagement: Mehr Wissen abholen, als ohne Begleitung normalerweise gemacht wird.
• Erfahrung bei der Übergabe von Stellen: Group CTO, Leiter Vertrieb/Abwicklung, Leiter Service bei einer Technologiefirma im Anlagenbau
• Erfahrung bei Aufbau Technology Management System mit einfachen Mitteln und Schulungen von Technologien und Software
• Unbelastete Beziehung zu Vorgänger: Möglichkeit, mehr Wissen abzuholen. Der Vorgänger teilt nur, was er auch will.

Ich kann mich voll auf diese Aufgabe konzentrieren und bringe die entsprechenden Werkzeuge mit. So können Sie sich auf Ihr Tagesgeschäft konzentrieren und werden weit weniger stark belastet.

Meine Erfahrung liegt besonders im technischen Bereich. Nehmen Sie mit mir Kontakt auf, um mich kennen zu lernen und eine mögliche Zusammenarbeit zu besprechen.

Weitere Informationen und Blogbeiträge

Toller Artikel zum Wert von Wissen in Unternehmen und wie es geteilt und für Innovation genutzt werden kann: https://www.viima.com/blog/tacit-knowledge

Studie von Deloitte AUT zu Personalfluktuation

Gute Punkte und Strategien für Wissenstransfer bei Personalwechsel: Blogartikel

Warum es Sinn macht, Wissenstransfer extern machen zu lassen: LinkedIn

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