In diesem Artikel möchte ich zeigen, dass kontinuierliche Verbesserung und Entwicklung des Unternehmens in der Verantwortung aller Mitarbeitenden liegt und deshalb möglichst vielen Personen aus den verschiedenen Abteilungen involviert werden sollen. Es geht hier sowohl um die Verbesserung der angebotenen Produkte und Dienstleistungen und auch die Verbesserung der internen Prozesse, um diese herzustellen oder den Kunden zugänglich zu machen. Ich werde eine neue Methode vorstellen, wie diese Aufgabe tatsächlich ohne grossen Zusatzaufwand auf ein grösseres diversifiziertes Team von Mitarbeitenden übertragen werden kann und wie gleichzeitig auch Ideen und Rückmeldungen von Kunden oder Partnern integriert werden können.
Inhaltsverzeichnis
Verschiedene Perspektiven sind für die kontinuierliche Verbesserung wichtig
Die Entwicklung und Verbesserung der Produkte und Dienstleistungen in Ihrer Firma ist Aufgabe aller Mitarbeitenden. Mehr Ohren hören mehr und mehr Augen sehen mehr. Jedes Team hat eine andere Perspektive auf die gleiche Sache und kennt sich mit einem bestimmten Teil davon besonders gut aus. Diese Perspektive ist geprägt durch die Ausbildung, die Funktion aber auch durch persönliche Erfahrungen und Kenntnisse. Wenn wir ein Produkt oder dessen Herstellung wirklich gesamthaft verbessern wollen, dann müssen wir auch alle diese Perspektiven nutzen und einen Gesamtüberblick bekommen, bevor wir Verbesserungen planen. Ansonsten kann es passieren, dass wir das Problem einer Abteilung lösen, aber es objektiv gesehen einfach in eine andere Abteilung verschieben.
Wenn wir Rückmeldungen von Kunden primär über den Verkauf einholen, ergibt sich ein ganz anderes Bild als wenn wir auch Rückmeldungen aus der Ausführung/Projektleitung oder dem Service/After-Sales einbeziehen. Denn jede Person stellt andere Fragen, hat andere Ideen und einen anderen Fokus.
Verschiedene Blickwinkel und Ideen machen das Bild kompletter und am Ende das Resultat besser. Wenn wir mehr Perspektiven nutzen wollen, bedeutet das auch, dass wir mehr Personen in diesen Prozess einbeziehen müssen. Das ist jedoch nur möglich, wenn der zusätzliche Aufwand für die Personen praktisch vernachlässigbar ist.
Needfinding Methode, wie Mitarbeitende einfach involviert werden können
evores hat im Austausch mit diversen KMUs eine Methode entwickelt, welche diese Voraussetzungen erfüllt und es ermöglicht, eine grössere Anzahl Personen in den Prozess mit einzubeziehen: Die Methode heisst evores drybag. Benannt ist sie nach dem drybag oder Packsack, in welchem man draussen alle wichtigen Gegenstände einpackt, um Sie vor der Witterung zu schützen und jederzeit griffbereit zu haben.
evores drybag ist eine Kombination aus online Tool und Beratungs-Dienstleistungen.
Mit dem online Tool können Sie Ideen, Rückmeldungen und Erkenntnisse im Unternehmen und ausserhalb der Firma bei Kunden und Partnern einfach und mit minimalem Aufwand sammeln. So geht keine Idee mehr vergessen, auch wenn Sie im Moment keine Zeit dafür haben.
Zu Beginn werden die ausgewählten Mitarbeitenden geschult, Erkenntnisse zu sammeln und die richtigen Fragen zu stellen. Gezielte und gute Fragen zu stellen verbessert den Wert der Rückmeldungen enorm. Danach können sie sofort mit dem Beobachten starten. Diese Erkenntnisse werden dann während der normalen Arbeit regelmässig und systematisch gesammelt. Der Zusatzaufwand dafür ist praktisch vernachlässigbar. Dieser Vorgang heisst in der Fachsprache Needfinding und es geht darum, zu beobachten und zu verstehen.
Die Ideen und Erkenntnisse werden gemeinsam in regelmässigen Abständen in Workshops strukturiert weiterverarbeitet. Dabei verschaffen wir uns einen Überblick über die Rückmeldungen und finden die gemeinsamen Ursachen dahinter. Gemäss Design Thinking Methode geht es darum, zuerst zu beobachten und das Problem sowie die Ursachen dahinter zu verstehen. evores unterstützt Sie bei der Organisation und Moderation der Workshops und berät Sie, um die Erkenntnisse zu strukturieren, zu bewerten und bei Bedarf entsprechende Änderungen vorzunehmen.
Die Resultate der kontinuierlichen Verbesserung
Welche Projekte und Veränderungen Sie aufgrund der Rückmeldungen umsetzen wollen, entscheiden Sie selber. Aus Erfahrung reicht es vielfach schon, den Zusammenhang zwischen verschiedenen Problemen zu erkennen, um dann mit kleinen Eingriffen die Situation entscheidend zu verbessern. Gewisse Erkenntnisse können sehr einfach umgesetzt werden, während andere Hinweise noch genauer verstanden werden müssen. Gewisse Erkenntnisse verlangen vielleicht sogar eigene Projekte zur Umsetzung. Auf jeden Fall haben wir so einen guten und immer aktuellen Überblick der gesamten Situation und können entscheiden, in welcher Richtung und in welchem Umfang Verbesserungen angegangen werden sollen. Auch bei der Umsetzung begleitet Sie evores. Das Ziel sind tolle Ideen zu sammeln, zu verfeinern, zu testen und rasch auf den Markt zu bringen.
Dieser etwas demokratischere Ansatz für die Unternehmensentwicklung bedeutet nicht, dass es die vielleicht spezialisierten Teams für Produktinnovation oder Organisationsentwicklung nicht mehr braucht. Besonders beim Strukturieren und Umsetzen der Rückmeldungen kommt diesen Teams wieder eine grosse Bedeutung zu, wenn Sie bereits über solche Teams verfügen. Denn es ist wichtig, dass sich jemand für die Umsetzung verantwortlich fühlt und auch die nötige Zeit für die Begleitung der Projekte aufwenden kann. Wenn diese Funktionen in Ihrem Unternehmen nicht existieren, kann evores für Sie diese Aufgabe auch übernehmen.
Die Resultate aus den Workshops sind sehr unterschiedlich und abhängig von der Art der Rückmeldungen, die sie sammeln. Sie können die Methode entweder einsetzen, um Ihr Angebot zu verbessern oder eher um interne Prozesse zu verbessern. Mögliche Produkte sind
- Überblick über neue Entwicklungen im Markt und Bedürfnisse von Kunden verstehen
- Handfeste Ideen, wie bestehende Angebote verbessert werden können durch Feedback von Kunden
- Ideen für neue Angebote erkennen, verfeinern, testen und auf den Markt bringen
- Probleme bei internen Prozessen aufgrund von Feedback der Mitarbeitenden erkennen und Ursachen dafür finden
- Ideen für Verbesserungen interner Abläufe sammeln und umsetzen
Kontinuierliche Verbesserung steigert die Zufriedenheit von Mitarbeitenden
Aus Erfahrung trägt dieser Einbezug der Mitarbeitenden viel zur Zufriedenheit bei. Wertvolle Mitarbeitenden haben täglich gute Ideen bei der Arbeit oder sie machen sich Gedanken zu Hindernissen und Probleme. Oft werden diese Ideen und Erkenntnisse dann auch an geeigneter oder ungeeigneter Stelle im Unternehmen platziert. Und es ist auf Dauer sehr frustrierend, wenn solche Inputs nicht aufgenommen werden und immer wieder die gleichen Probleme gelöst werden müssen. Wird das Feedback hingegen aufgenommen und fliesst in einer Form in die Verbesserung der Firma an, gibt das eine enorme Motivation und Zufriedenheit, sich weiter Gedanken zur Verbesserung zu machen.
Wenn diese Methode für Ihr Unternehmen interessant ist, kontaktieren Sie mich. Bitte hinterlassen Sie hier oder auf der LinkedIn Seite einen Kommentar, wie diese Aufgabe in Ihrem Unternehmen organisiert ist und welche Erfahrungen Sie damit haben. Ich freue mich auf den Austausch.
Nutzen Sie evores drybag, um Ihr Angebot laufend weiter zu entwickeln und die internen Prozesse zu verbessern!! Wenn es Sie interessiert, was Ingenieure und Naturwissenschafter von Design Thinking Methode lernen können, dann wird Sie dieser Artikel interessieren.
Spannende Informationen
Weitere Informationen zu evores drybag, zur Nutzung der Methode für die Verbesserung der Produkte und Dienstleistungen oder zur Entwicklung der internen Prozesse
Gute Einführung zu Design Thinking: https://innovators-guide.ch/2013/02/design-thinking-2/
Interessanter Artikel zu vielfältigen Teams im Design Thinking: https://www.interaction-design.org/literature/article/design-thinking-select-the-right-team-members-and-start-facilitating
Informationen zur Methode: Lehmann, C. (2018). Opportunities and Challenges of Digital Transformation in Water Industry. Zürich.
Gutes Buch zu Design Thinking: Lewrick, M., Link, P., Leifer, L., & Langensand, N. (2017). Das Design Thinking Playbook : mit traditionellen, aktuellen und zukünftigen Erfolgsfaktoren. Das Design-Thinking-Playbook (2nd Edition). München: Verlag Franz Vahlen.
Über den Autor
Claudio Lehmann ist Gründer und Berater bei evores. Als Ingenieur und Unternehmensberater setzt er sich voll dafür ein, das vorhandene Potential in den Firmen sichtbar zu machen und zu nutzen. Langfristige Nachhaltigkeit beginnt bei motivierten Mitarbeitenden und geht über effiziente Zusammenarbeit bis zur innovativen Strategie von Unternehmen, welche in der Gesellschaft einen Wert bringen. People. Planet. Profit.
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