Wissenstransfer im Unternehmen: die Erfolgsfaktoren

The basic economic resource – the means of production -is no longer capital, nor natural resources, nor labour. It is and will be knowledge.

Peter Drucker

Wissen ist die wichtigste Ressource vieler Firmen. In diesem Artikel diskutieren wir die Erfolgsfaktoren, um Wissen im Unternehmen zu erhalten, zu teilen und zu transferieren. Die wichtigsten Faktoren sind, dass die Person ihr Wissen teilen will und kann. Dies kann durch verschiedene Anreize erreicht werden. Auf der anderen Seite müssen die Randbedingungen von Seite des Unternehmens passen, dass die Personen sich finden und austauschen können. Technische Werkzeuge, Datenbanken etc. für das Teilen von Wissen sind weniger wichtig, sofern die anderen beiden Faktoren passen.

Eigenschaften von Wissen und Hindernisse beim Teilen

84% des Wertes aller S&P Firmen kommt von immateriellen Werten (Quelle). Dazu gehört neben der Marke und IP besonders auch Wissen. Man kann Wissen in viele Kategorien mit unterschiedlichen Eigenschaften unterteilen. Aber grundsätzlich hat Wissen folgende Charakteristika:

• Es ist im Besitz einer Person oder einer Gruppe und kann folglich selten mit wenig Aufwand übergeben werden.
• Wissen verändert und vermehrt sich mit der Anwendung oder geht verloren, wenn es nicht benutzt wird.
• Wissen wird sehr schnell alt und damit nutzlos.

Der Wissenstransfer dient in einer Gruppe oder Firma dazu, Wissen zu erhalten oder auf mehrere Personen (z.B. neue Mitarbeitende) zu übertragen. Es gibt dabei verschiedene Hindernisse, welche in folgende Kategorien eingeteilt werden können:

• Personen müssen Wissen teilen wollen und können.
• Randbedingungen, Abläufe & Kultur im Unternehmen: Umgebung schaffen, dass Personen sich finden und Wissen austauschen oder neu gestalten können
• Technische Tools, Plattformen, Abläufe etc. wo Wissen geteilt wird

Die zwei wichtigsten Kategorien sind für mich die Person selber und die Randbedingungen respektive die Kultur.

Der persönliche Aspekt

Starten wir zuerst mit der Person, dem Wissens-Spender. Für eine Person gibt es im Unternehmen grob drei Hauptgründe, ihr Wissen nicht zu teilen:

• Wissen ist eine Quelle von Macht, die nicht gerne abgegeben wird. Dies ist oft verbunden mit der Angst, anschliessend nicht mehr gebraucht zu werden. Dies sind die Mitarbeitenden, welche ihr Wissen schützen und möglichst lange bewirtschaften wollen.
• Wissenstransfer braucht Zeit. Im ersten Moment hat der Spender nichts davon, Wissen zu teilen. Man braucht lediglich Zeit dafür, welche dann allenfalls für die persönlichen Aufgaben / Projekte fehlt.
• Sie können Wissen nicht teilen: keine Zeit, verlassen die Firma oder es geht sprachlich/kulturell nicht.

Auch auf Seite des Wissens-Empfängers gibt es einige Hindernisse:

• auch der Wissens-Empfänger braucht Zeit und Raum, das Wissen zu erhalten
• Person weiss nicht, wo das Wissen ist (Wissen-Spender oder Ablage von aufgeschriebenem Wissen) oder dass dieses Wissen überhaupt im Unternehmen vorhanden ist
• Bei Wissen, welches direkt übergeben werden muss weil es nicht aufgeschrieben ist oder aufgeschrieben werden kann: Person kennt den Wissens-Spender nicht oder kann/darf keinen Kontakt aufnehmen – ein Problem der Team-Kultur
• diverse Kommunikationsbarrieren: Empfänger versteht Inhalt nicht, Sprache, Kultur etc.

Die Lebensdauer von Wissen ist je nach Industrie sehr unterschiedlich und entsprechend unterscheiden sich auch die Probleme und Ansätze für den Wissenaustausch. So ist es in sich schnell verändernden Branchen weniger ein Thema, dass Personen ihr Wissen nicht teilen wollen, weil das Wissen ohnehin schnell veraltet. Auf der anderen Seite ist es in diesen Branchen auch nicht sinnvoll, implizites Wissen in explizites, aufgeschriebenes Wissen zu überführen (Datenbank, Handbuch etc.) eben weil sich die Information so schnell ändert. Da ist manchmal der Nutzen geringer als der Aufwand.

Die Erfolgsfaktoren für Wissenstransfer im Unternehmen

Welche Randbedingungen müssen nun für einen optimalen Wissenstransfer gegeben sein und wie kann man Personen motivieren und belohnen, zu jedem beliebigen System beizutragen?

• Bewusstsein für Wissenstransfer bei den Personen schaffen und Wichtigkeit für das Team klar kommunizieren: Aus Sicht Firma ist es viel mehr Wert, wenn Personen die Information teilen und damit multiplizieren, als wenn sie alleine das Wissen möglichst effizient einsetzt. Auch für den Wissens-Spender ist es auf lange Sicht vorteilhaft, Wissen zu teilen. So schafft man sich mehr Zeit, um neues Wissen anzueigenen und wertvoll zu bleiben.
• Kultur der Kooperation und der Entwicklung schaffen: Was du nicht gibst, kannst du auch nicht bekommen. Jeder Austausch führt zu neuem Wissen auf beiden Seiten.
• Wissen als Quelle der Macht ersetzen. Dies ist möglich, indem der Person der Status eines Experten gegeben wird. Aus Erfahrung teilen die Personen ihr Wissen dann lieber. Sie sind Ansprechperson, haben eine Funktion bei Design Reviews oder Kontrollen und müssen Ihre Unterschrift dazu geben. So stärkt man seine Position.
• Die Beiträge der Personen wertschätzen, denn ihr Wissen gehört nicht automatisch der Firma – man muss es schätzen und die Personen möglichst einbinden. Aus diesem Grund spreche ich auch von einer Spende, weil sie nicht selbstverständlich ist. Dies kann durch andere Benefits wie Weiterbildung, Sterne für Experte, Geld etc. unterstrichen werden.
• Zeit und Raum schaffen für Wissensaustausch. Hier helfen Inititativen, Praktiken und Plattformen, um das Wissen zu teilen.
• Wissenstransfer, Dokumentation von Wissen und Lernen (erweitern des Wissens) zu einem Teil der täglichen Arbeiten und Routinen machen – besonders auch bei Tools
• Etablierte Routinen bewusst unterbrechen: „Man macht es so, wie es immer schon gemacht wurde.“ Bei dieser Aufgabe leisten besonders neue Mitarbeitende oder externe Personen/Berater einen sehr wertvollen Beitrag, weil sie die Prozesse nicht kennen und deshalb anders beurteilen und kritisch hinterfragen können. Sozialisierung im Unternehmen wirkt sich positiv auf die Leistung aus (Effizienz), aber negativ auf den möglichen Beitrag zum Lernen.
• Wissen im Unternehmen identifizieren (Mitarbeitende und Rollen) und diskutieren, wie es weiter gegeben werden kann. Dies kann in Form von Mentoring Programmen oder Nachfolgeplanung erfolgen.

Werkzeuge für Wissenstransfer

Die dritte Kategorie betrifft die Werkzeuge, Softwaretools etc. um Wissen zu teilen. Auch hier gibt es eine grosse Vielfalt an Methoden und Werkzeugen. Die Form ist aus meiner Sicht nicht so entscheidend, sofern die obigen Randbedingungen passen. Dann reicht auch ein einfaches Word-Dokument oder eine Excel-Tabelle schon weit. Wichtig ist dabei, das Wissen an einem bekannten Ort abzulegen. Das muss nicht unbedingt zentral sein. Aber wenn man nicht weiss, wo das Wissen ist, kann man auch schwierig danach suchen.

Unabhängig von der Art des Wissens und der Industrie finde ich es sehr zielführend, die Personen miteinander in Kontakt zu bringen und sich austauschen zu lassen. Dazu muss man Personen finden, welche das erforderliche Wissen aufweisen. Auch hier gibt es viele Hilfsmittel als Unterstützung. Da der direkte Austausch eine eher aufwändige Methode ist, eignet sie sich für Wissen besonders gut, welches schnell veraltet oder sonst nicht aufgeschrieben werden kann. So stellt man trotzdem sicher, dass man immer die neuesten Informationen hat und auch gut Wissen weitergeben kann, welches nur durch gemeinsames Anwenden weiterlebt. Je nach Grösse des Unternehmens und Häufigkeit des Austausches muss man hier Regeln definieren, wie die entsprechenden Wissens-Spender kontaktiert werden können.

Im Zusammenhang mit diesen Werkzeugen ist auch die Sicherheit der Daten zu beurteilen. Wie einfach kann das Wissen von dort verändert, gelöscht, kopiert und weiterverteilt werden?

Fazit

In diesem Artikel wurde besprochen, wie Wissen im Unternehmen geteilt und weiter gegeben werden kann. Wir haben die wichtigsten Randbedingungen und persönlichen Aspekte besprochen. Diese Vorgänge sind in den meisten Firmen wichtig, um spezialisiertes Wissen zu Prozessen und Produkten der Firma weiter zu geben. Dadurch wird aber noch nicht automatisch neues Wissen erzeugt und es wird kein Wettbewerbsvorteil erzeugt. Die Firma bleibt damit maximal gleich gut, wie sie es war. Das reicht in den wenigsten Branchen über lange Zeit. In diesem Beitrag schauen wir uns an, wie vorhandenes Wissen in einem Unternehmen laufend neu kombiniert werden kann und damit zu einem langfristigen Wettbewerbsvorteil werden kann. In einem weiteren Blogbeitrag diskutieren wir einen Sonderfall des Wissenstransfers, nämlich wenn eine Person das Unternehmen verlässt (zum Blogbeitrag).

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Weitere Informationen

Toller Artikel zum Wert von Wissen in Unternehmen und wie es geteilt und für Innovation genutzt werden kann: https://www.viima.com/blog/tacit-knowledge

Weiterer Blogbeitrag, wie existierendes Wissen in der Firma neu zusammengesetzt werden kann: https://evores.ch/de/wissen-wettbewerbsvorteil/

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