In komplexen Projekten arbeiten viele verschiedene Firmen für ein gemeinsames Ziel. Es gibt verschiedene Arten der Kooperation, doch eines haben sie gemeinsam: Die Effizienz und Qualität der Zusammenarbeit und letztlich auch der Erfolg und Gewinn eines Projektes werden massgeblich zu Beginn entschieden. Ein effizienter Projektstart formt aus Projekt-Teilnehmern ein Team. Dies ermöglicht eine viel bessere Zusammenarbeit und gegenseitige Unterstützung. Die Wichtigkeit eines guten Projektstarts wird von diversen erfahrenen Projektleitern erkannt und deckt sich mit meiner persönlichen Erfahrung. Normalerweise werden bei Projekt Kick-off Termine, Kosten und Umfang besprochen. Darüber hinaus wird die Zusammenarbeit mit Verantwortlichkeiten, Kommunikationswegen, Controlling oder Risikomanagement besprochen. Dies sind die typischen Aufgaben der Projektleitung und sie werden auch häufig sehr gut geplant und umgesetzt.
Eine gute Zusammenarbeit aufzubauen ist nie so günstig wie am Anfang eines Projektes. Lernen Sie die anderen Parteien umfassend kennen und gewinnen Sie einen Überblick über das Projekt aus den Perspektiven der verschiedenen Partner.
Darüber hinaus sollen sich meiner Meinung nach die Projektbeteiligten zu Beginn umfassend kennen lernen und einen gemeinsamen Überblick über das Projekt mit voraussichtlich kritischen Phasen und Unsicherheiten gewinnen. Eine gute Praxis ist es, das Projekt im Eilzugstempo durchzudenken und die Phasen aus verschiedenen Perspektiven zu betrachten. Mit weiteren Übungen kann man die Partner im Projekt mit ihren Zielen und Prioritäten, fachlichen Schwerpunkten, übrigen Fähigkeiten und auch blinden Flecken kennen lernen. Dies geht über die rein fachlichen Zuständigkeiten und Qualifikationen hinaus. So ist es möglich, Synergien im Projektteam optimal zu nutzen. Grafisch dargestellt und bewertet ergibt sich ein toller Überblick über das Projekt und die Zusammensetzung des Teams.
Inhaltsverzeichnis
Machen Sie aus Projekt-Mitgliedern ein Team
Ich weiss, Sie haben diese Art von Projekten oft schon mehrmals gemacht und können eigentlich gleich starten, für Sie ist alles klar. Aber sind Ihre Partner auch soweit? Und wissen Sie, für welche Fragen Sie auf Ihre Partner zurückgreifen können? Welches sind die kritischen Arbeitsphasen aus Sicht der anderen Parteien und wo ist Ihre Unterstützung vielleicht besonders wertvoll? Aus einem Grund sind sie ja eine Gemeinschaft.
Und die gute Nachricht – eine gute Zusammenarbeit aufzubauen ist nie so günstig wie zu Beginn. Diese Investition in der Anfangsphase ermöglicht eine zielgerichtete Arbeit, Klarheit und Übersicht vom ersten Schritt an. Man startet schon als Verbündete und kennt auch ihre Perspektiven und Ziele. Die zu Beginn aufgewendete Zeit wird sich im Verlauf des Projektes um ein Vielfaches auszahlen. Denn komplexe Bauprojekte haben eine lange Dauer und viel Kommunikationsbedarf. Und von einer guten Kommunikation hängt die Effizienz der Zusammenarbeit ab, es können robuste Entscheidungen getroffen werden und bei Unklarheiten oder Streitigkeiten kann Konsens gebildet werden. All dies trägt zum inhaltlichen und ökonomischen Erfolg des Projektes bei.
Von einer guten Kommunikation hängen eine effiziente Zusammenarbeit und letztlich auch der Erfolg und Gewinn des Projektes ab.
Was gehört zu einem effizienten Projektstart?
Wenn Sie wissen möchten, wie man die Zusammenarbeit generell planen kann und worauf es besonders ankommt, dann habe ich zu diesem Thema einen eigenen Blogbeitrag geschrieben. Viele Elemente davon gelten für alle komplexen Projekte. Besonders wichtig finde ich bei dieser Art von (Bau-)Projekten, dass sich die Partner und Beteiligten kennen lernen und eine Überblick über das gesamte Projekt erhalten. Ich empfehle, gemeinsam durch das gesamte Projekt zu gehen und die nötigen Arbeitsschritte mit den jeweiligen Zielen und Unsicherheiten gemeinsam zu besprechen. So erhält man einen gemeinsamen Überblick und entwickelt eine gemeinsame Sprache. Beim kennen lernen geht es vor allem darum die persönlichen Ziele, Werkzeuge, Fertigkeiten und Fähigkeiten auszutauschen, aber sich auch der Fähigkeiten der anderen Partner bewusst zu werden und eigene blinde Flecken zu erkennen. Es geht darum aus den einzelnen Personen und Firmen eine Gemeinschaft zu bilden und Synergien schon zu Beginn zu erkennen.
Die Ziele des Projektes sollten mit den Zielen der Einzelpersonen verknüpft werden. Die Personen sind noch motivierter, wenn sie den eigenen Beitrag im und für das Projekt sehen (Finde dein WARUM).
Am Wichtigsten ist der Einstieg in das Projekt. Aber auch während des Projektes, zum Beispiel beim Erreichen von wichtigen Meilensteinen, kann man:
- Erfahrungen austauschen (Lessons Learned)
- Zusammenarbeit reflektieren
- Optimierungen der Organisation oder von Abläufen
Je nach Art des Projektes nehmen an solchen Veranstaltungen alle Mitglieder des Projektteams teil. Dies ist besonders sinnvoll bei neuen Konstellationen und wenn die Personen noch nicht miteinander gearbeitet haben. Oft lohnt es sich auch, Kunden, Auftraggeber und andere Schlüsselunternehmen in den gleichen Prozess zu integrieren, sobald diese bekannt sind.
Besonders bei längeren Projekten ändert die Zusammensetzung des Projektteams auch laufend. Neue Unternehmen kommen für bestimmte Phasen hinzu, andere haben ihren Teil abgeschlossen und verlassen das Projekt wieder. Hier ist zu überlegen, bei welchen Meilensteinen wieder eine gemeinsame Ausrichtung im Projekt hilfreich ist.
Unterstützung eines effizienten Projektstarts durch evores
Wenn Sie mögen, können Sie diese Schritte gerne selber ausführen. Wenn Sie froh um Unterstützung sind, dann hat evores unternehmensentwicklung ein spezielles Paket für Bauprojekte zusammengestellt, um diesen Start ins Projekt interessant zu gestalten und optimal zu begleiten. Mein Beitrag ist die Vorbereitung und Moderation dieser Veranstaltungen. Ich bringe spannende und abwechslungsreiche Werkzeuge und visualisiere die Zusammenhänge. Damit können Sie sich voll auf den Inhalt konzentrieren. Ausserdem kann ich aufgrund meiner breiten Erfahrung in vielen Bauprojekten wichtige Fragen stellen und Klarheit unterstützen. Gerne unterstütze ich Sie auch bei Zwischenbesprechungen und Optimierungen während des Projektes. Dieses Investment wird sich im Laufe des Projektes um ein Vielfaches zurück zahlen.
Wenn Sie mehr Tipps und Werkzeuge für die Zusammenarbeit in der Gruppe mögen, dann wird Sie dieser Artikel interessieren. Wenn Sie viel in interdisziplinären Teams unterwegs sind, dann finden Sie hier spannende Informationen und wenn die Teams noch über verschiedene Länder und Kontinente verteilt sind, dann gibt es einen Artikel über internationale Teams.
Wie ist in Ihrem Team das gemeinsame Verständnis für die Aufgabe, empfinden die Teammitglieder die Prozesse als unterstützend und wie ist die Einstellung der Personen gegenüber Vielfalt im Team? Diese und viele weitere essentielle Fragen für eine effiziente und erfolgreiche Zusammenarbeit in vielfältigen Teams können Sie kostenlos und online mit dem evores compass analysieren. Verschiedene Teammitglieder füllen dabei anonym einen Fragebogen aus und Sie erhalten eine Menge sehr wertvoller Einsichten zum aktuellen Stand der Zusammenarbeit und möglichen Optimierungemöglichkeiten. Melden Sie Ihr Team jetzt gleich für den kostenlosen evores compass an und erleben Sie, wie einfach es ist, Zusammenarbeit und Teamkultur greifbar zu machen.
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Eine gute Einführung ins Projektmanagement finden Sie auch hier.
Über den Autor
Claudio Lehmann ist Gründer und Berater bei evores. Als Ingenieur und Unternehmensberater setzt er sich voll dafür ein, das vorhandene Potential in den Firmen sichtbar zu machen und zu nutzen. Langfristige Nachhaltigkeit beginnt bei motivierten Mitarbeitenden und geht über effiziente Zusammenarbeit bis zur innovativen Strategie von Unternehmen, welche in der Gesellschaft einen Wert bringen. People. Planet. Profit.
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