Effiziente Zusammenarbeit: Tools und Tipps für Teamwork im Geschäft

Wann haben Sie sich das letzte Mal geärgert über die ineffiziente Zusammenarbeit in der Gruppe und gewünscht, Sie könnten die Arbeit alleine machen? Das liegt meistens nicht an der Gruppe, sondern an der Organisation der Zusammenarbeit. In diesem Artikel zeige ich ein Tool und Tipps, wie effiziente und zielorientierte Zusammenarbeit in der Gruppe gestaltet werden kann. Ausserdem teile ich einige Tipps zur Arbeit im Team, welche mich in der Vergangenheit viel Frust und zusätzliche Arbeit gekostet haben. Damit Sie sich auf das nächste Teamwork im Geschäft freuen.

Probleme mit effizienter Zusammenarbeit

Unser Geschäftsalltag ist geprägt von Gruppenarbeit und Zusammenarbeit. Es gibt kaum eine Aufgabe, welche wir alleine lösen. Für die meisten Aufgaben braucht es heute die Zusammenarbeit von mehreren Personen, weil die Aufgaben auch bei grösstmöglicher Aufteilung und Reduktion immer noch zu komplex sind für Einzelpersonen. Teams sind also eine Realität – und dabei spreche ich nicht vom Microsoft Produkt. Und die Notwendigkeit, in Gruppen zusammen zu arbeiten, wird in Zukunft weiter zunehmen. Denn je komplexer die zu lösenden Aufgaben sind, desto mehr verschiedene Blickwinkel und Fähigkeiten braucht es, um die Aufgabe zu lösen. Doch wir alle wissen doch aus eigener Erfahrung, wie mühsam Zusammenarbeit im Team manchmal sein kann.

• Das Ziel des Projektes ist nicht klar und alle Mitglieder definieren es auf ihre Weise, arbeiten ein bisschen in eine andere Richtung und an anderen Zielen.
• Es ist nicht klar, wer in unserem Team eigentlich genau dabei ist und welche Rolle er oder sie hat. Gewisse Personen fragen sich vielleicht ständig, weshalb sie dabei sind. Das fördert die Motivation und Initiative keinesfalls.
• Es gibt endlose Diskussionen während der Zusammenarbeit.
• Die Ressourcen fehlen oder es tauchen während der Umsetzung Hindernisse und Änderungen auf, welche die Umsetzung gefährden.
• Konflikte, Fehler und unterschiedliche Sichtweisen werden nicht besprochen und begleiten das Team wie ein tief hängender Neben.

Die Liste könnte beliebig fortgesetzt werden. Und überraschenderweise garantieren auch die besten Leute keine angenehme und effiziente Zusammenarbeit oder Erfolg des gemeinsamen Projektes. Das zeigt eigentlich schon, dass die Probleme meistens nicht an der Gruppe oder den Mitgliedern liegen, sondern in der Art, wie die Zusammenarbeit organisiert ist oder am gemeinsamen Verständnis oder der Kultur im Team. Denn die effiziente Zusammenarbeit ergibt sich erst, wenn die Personen als Team agieren – wenn die Mitarbeitenden zu Teammitgliedern werden. Ich zeige gleich ein einfaches grafisches Werkzeug, um viele dieser Probleme auf einfache Weise aus dem Weg zu räumen.

Working together itself takes work

Herbert Clark

Wir alle haben auch schon erfahren, dass Teamarbeit mehr Einsatz erfordert, als wenn wir die gleiche Arbeit alleine machen (sofern dies möglich ist). Teamarbeit erfordert einen Koordinationsaufwand, weil man zwischen den Teammitgliedern ein gemeinsames Verständnis und einen Überblick über die Arbeit immer aufrechterhalten muss. Das braucht Zeit. Ich habe als junger Ingenieur versucht, so viel Arbeit wie möglich selber zu erledigen, besonders wenn alles gut lief. Denn dies erschien mir die mit Abstand effizienteste Arbeitsform. Erst als Unklarheiten auftauchten oder Schnittstellen zu besprechen waren, suchte ich andere Personen auf. Und dann war ich jeweils frustriert, dass wir ganz zu Beginn anfangen mussten und sehr lange brauchten, um uns zu koordinieren und zu verstehen. Aus solchen Erfahrungen habe ich laufend gelernt und am Schluss dieses Artikels habe ich einige Tipps zusammengefasst.

Was für effizientes Teamwork wichtig ist

Es gibt aus meiner Sicht zwei Elemente, welche bei der Zusammenarbeit in der Gruppe wichtig sind. Ich vergleiche die Teamarbeit gerne mit einem Haus: Ein Haus hat Wände, Türen und Fenster, welche konkret und sichtbar sind. Beim Teamwork entspricht dies dem Inhalt der Arbeit (Ziele und Arbeitsschritte) sowie den sichtbaren Prozessen und der Organisation der Zusammenarbeit (Verantwortlichkeiten, Aufgaben, Meetings, Abläufe etc.). Beides ist nach aussen gut sichtbar und allenfalls sogar aufgeschrieben. Daneben gibt es bei einem Haus noch den Raum innen. Er ist nicht sichtbar, aber der wichtigere Teil des Hauses. Das Äquivalent bei der Zusammenarbeit ist die Teamkultur oder das Klima der Zusammenarbeit. Es ist häufig nicht direkt greifbar und sehr selten aufgeschrieben, weil es im Team oder in den Personen drin ist. Es geht darum, dass die Personen sich einbringen können, unterstützt werden und etwas aus der Zusammenarbeit zurückerhalten. Beide Teile der Zusammenarbeit – der sichtbare und der unsichtbare – müssen nebeneinander aufgebaut und gepflegt werden. In der Folge werden die beiden Teile der Organisation noch etwas genauer beschrieben und im nächsten Kapitel wird ein Werkzeug vorgestellt, wie der sichtbare Teil der Zusammenarbeit sehr einfach koordiniert werden kann.

Die Arbeit: Herausforderung und minimale Prozesse müssen klar sein

• Klare und übereinstimmende Ziele – für das Projekt und heruntergebrochen auf die einzelnen Teammitglieder. Die Wichtigkeit von Zielen als Wegweiser hat bereits Richard Hackman als Pionier der Organisationsentwicklung in 70er Jahren untersucht. Gute Ziele sind ausserdem motivierend, interessant und mit der persönlichen Aufgabe oder dem Ziel der Personen verknüpft (Finde dein WARUM).
• Klare und akzeptierte Verantwortlichkeiten (Funktionendiagramm) und Aufgaben – Jedes Mitglied ist einverstanden, Teil des Teams zu sein, gewisse Aufgaben zu übernehmen und Ressourcen beizutragen. Indem man den persönlichen Beitrag für das gemeinsame Ziel sieht und die Verantwortung dafür bekommt, können auch auf den ersten Blick langweiligere Aktivitäten motivierend sein.
• Regelmässige Updates sind geplant. Gearbeitet wird oft auch alleine, aber alle Teammitglieder und andere Stakeholder müssen einen gemeinsamen Blick auf das Projekt teilen: was macht der andere, was mache ich, wie trägt das alles zum Ziel bei? Dieses gemeinsame Verständnis muss während des Projektes laufend aktualisiert werden, dann ergeben sich weniger Überraschungen und Probleme in der Umsetzung.
• Bei der Zusammenarbeit braucht es minimale Prozesse. Wer ist für bestimmte Entscheidungen verantwortlich, wie werden Entscheidungen getroffen und Probleme gelöst und wie wird man besser. Häufig helfen auch eine Moderation von Besprechungen oder bestimmten Prozessen. Diese Abläufe müssen nicht einmal aufgeschrieben werden. Aber es ist wichtig, darüber zu sprechen und sich im Team einig darüber zu sein.

Der Mensch: ein sicherer und unterstützender Raum für die Zusammenarbeit schaffen

• Teamkultur: wie geht man miteinander um?
• Psychologische Sicherheit: kann ich Fragen stellen, meine Meinung oder neue Ideen einbringen und Fehler machen, ohne dass mir im Team etwas passiert?
• Konflikte: Sie sind unvermeidbar, können aber viel Gutes bewirken. Wie geht man vor?
• Kommunikation, Wissen und Informationen teilen, sich gegenseitig unterstützen
• Beiträge und Stärken der Teammitglieder nützen und wertschätzen
• Zusammenhalt im Team: Am Ende fühlen sich alle für die Gesamtlösung verantwortlich, es ist nicht bloss ein Kompromiss.
• Gruppenprozesse reflektieren und weiter entwickeln: was läuft gut und was können wir verbessern?

Team Alignment Map: ein einfaches und hilfreiches grafisches Tool

Wie wird nun der sichtbare Teil der Zusammenarbeit koordiniert und das gemeinsame Verständnis für das Projekt geschaffen? Ein neues aber sehr einfaches Tool ist die Team Alignment Map von den gleichen Autoren wie Business Model Canvas oder Value Proposition Design. Das Werkzeug wird bei (Mastrogiacomo & Osterwalder, 2021) vorgestellt und ist in der Abbildung oben zu sehen. Und die Arbeit damit ist ganz einfach.

Wichtig ist, dass die Zusammenarbeit gleich zu Beginn gemeinsam geplant wird und später auch regelmässig gemeinsam besprochen und angepasst wird. Und dafür eignet sich die Team Alignment Map hervorragend.

Die verantwortliche Person gibt die Mission oder den Zweck der Zusammenarbeit vor und bestimmt eine Dauer im Kopfteil: Ziel des Projektes – WARUM machen wir dieses Projekt?

Anschliessend können die Teammitglieder die Spalten unten gemeinsam von links nach rechts ausfüllen.

• Was sind die Aufgaben oder Beiträge: WAS machen wir, um das gesetzte Ziel zu erreichen? Wer kann was zum Erfolg des Projektes beitragen? Es ist sehr hilfreich, diese Planung und diese Entscheidungen durch das Projektteam selbst erstellen zu lassen. Denn es fördert die Beteiligung von Beginn weg und führt zu mehr Verantwortung für das Endergebnis. Grosse Gruppen kann man dazu aufteilen.
• Commitment: wer macht was? Hier ist am Ende auch gleich ersichtlich, wer zum Team gehört und wen es voraussichtlich gar nicht braucht.
• Ressourcen: Es ist ebenfalls ein wichtiger Prozess, dies gemeinsam zu erarbeiten – was ist nötig? wer kann was bringen und ist es überhaupt vorhanden?
• Welche Risiken oder Unvorhergesehenes müssen wir erwarten?

Am Ende des Planungsprozesses kann man versuchen, möglichst viele Elemente aus den hinteren zwei Spalten (Ressourcen und Unvorhergesehenes) ebenfalls in Aktivitäten mit einer verantwortlichen Person zu übersetzen.

Dieses Tool kann und soll später während der Zusammenarbeit auch verwendet werden, um den aktuellen Stand abzubilden und das gemeinsame Verständnis und den Überblick aufrecht zu erhalten. Dabei ist es wichtig, dass Updates mit allen Teammitgliedern geteilt werden. Denn gute Zusammenarbeit entsteht, wenn die Aufgaben und Zuständigkeiten aller Personen transparent und verständlich sind und alle Grundlagen dafür vorhanden sind. Möchten Sie prüfen, wie klar dies in Ihrem Team für die verschiedenen Teammitglieder ist, dann nutzen Sie als Team den evores compass. Der evores compass ist ein kostenloses online Tool, um in Ihrem Team die Zusammenarbeit und Unternehmenskultur sichtbar zu machen. Mehr Informationen und die Anmeldung finden sie hier.

Unterstützende Teamkultur: Vertrauen und Sicherheit aufbauen und pflegen

Für den Raum der Zusammenarbeit (den unsichtbaren Teil) sind Vertrauen und Sicherheit besonders wichtig. Es braucht eine unterstützende Teamkultur als Basis für die Zusammenarbeit und Kommunikation. Entscheide müssen getroffen werden, Konflikte und Fehler sollen besprochen und gelöst werden. Immer ist es wichtig, dass Personen nicht bestraft werden, wenn sie einen Fehler machen oder eine neue Idee oder ein Bedenken aufbringen (siehe auch Artikel zur Psychologischen Sicherheit in der Harvard Business Review).

Es braucht erst einmal ein Bewusstsein dafür, dass es einen solchen Raum der Zusammenarbeit und eine Teamkultur überhaupt gibt. Sie definiert einen grossen Teil der Zusammenarbeit wie Zusammenhalt, Wertschätzung, gegenseitige Unterstützung, Kommunikation und Austausch von Wissen und Information etc. Die Unternehmenskultur kann nicht direkt gemessen werden, aber sie kann anhand des Verhaltens der Teammitglieder sehr gut beobachtet werden. Und auf der anderen Seite kann das Verhalten der Teammitglieder und damit die Kultur beeinflusst werden durch eine Vielzahl von Anreizen, Prozessen, Ritualen etc. Der wichtigste Schritt ist schon, sich bewusst zu werden, dass es eine Teamkultur gibt und wie wichtig sie ist.

Entsprechend ist es sehr hilfreich, bereits zu Beginn der Zusammenarbeit gemeinsam minimale Gruppenprozesse zu definieren: wie gehen wir vor bei einem Konflikt, wie entscheiden wir, wie werden Probleme gelöst? Wer moderiert Besprechungen und wer ist für die Resultate am Schluss verantwortlich? Diese Prozesse sollen nicht aufgeblasen werden. Es braucht im Normalfall nur ein Minimum an Prozessen und ist häufig bereits ausreichend, überhaupt darüber gesprochen zu haben. Solche minimal definierten Prozesse machen häufig auch Meetings bedeutend effizienter und erhöhen die Produktivität des Teams insgesamt.

Bei der Zusammenarbeit geht es nicht darum, zu gewinnen oder Recht zu haben, sondern etwas gemeinsam zu erreichen und am Ende glücklich zu sein. Die Meinung einer Person darf in diesem Zusammenhang nicht mit der Person selbst verwechselt werden.

Die Wahrheit braucht absolut keine Verteidigung. Licht und Schall kümmert es nicht im Mindesten, was du oder andere denken.

Eckhart Tolle

Es ist wichtig, dass sich alle Personen regelmässig (anonym) zur Teamkultur äussern können, damit man Verbesserungen vornehmen kann, sobald etwas in Schieflage gerät. Nutzen Sie auch hier wieder regelmässig das kostenlose online Tool evores compass, um diese Punkte in Ihrem Team sichtbar zu machen.

Persönliche Tipps für effiziente Zusammenarbeit

Im Folgenden habe ich noch einige Tipps aus meiner eigenen Erfahrung zusammengefasst, welche mich selber viel Frust und zusätzlichen Aufwand gekostet haben, bevor ich eine mögliche Lösung entdeckt habe.

• Die Grundlagen müssen zu Beginn der Zusammenarbeit geschaffen werden. Das spart später viel Zeit und Frust, wenn sich das Team von Beginn weg in die gleiche Richtung bewegt (Blogbeitrag Projektstart). Und früher oder später muss man sich ohnehin darüber unterhalten.
• Es muss immer kommuniziert und abgestimmt werden – insbesondere auch wenn das Projekt oder die Zusammenarbeit gut laufen und anscheinend alle Personen arbeiten können. Das ist viel einfacher als wenn man erst zusammensitzt, wenn die Dinge schief laufen.
• Es reicht nicht, wenn eine Person den Überblick über das Projekt hat und die Beiträge orchestriert. Alle Teammitglieder müssen ein gewisses Verständnis haben und wissen, was die anderen Personen beitragen. Das stärkt die Zugehörigkeit zum Team enorm und verbessert die Beiträge und Koordination.
• Es ist praktisch unmöglich, sich um den Inhalt, die Entscheidungen und die Moderation des Prozesses gleichzeitig zu kümmern. Die Aufgaben müssen auf verschiedene Personen verteilt werden. Diese Einsicht war ein wichtiger Grund, dass ich evores gegründet habe.
• Zusammenarbeit in der Gruppe ist toll, man kann in der Gruppe viel grössere und komplexere Probleme bewältigen als alleine, man kann robustere Resultate erreichen. Aber die Zusammenarbeit muss gut organisiert und geführt sein.

evores unterstützt Sie, in Ihrem Team oder Projekt diese Werkzeuge einzuführen und die Zusammenarbeit zu gestalten. Damit Sie ab sofort effizienter zusammenarbeiten können. Wenn Sie oft in interdisziplinären Teams mit verschiedenen Funktionen und Perspektiven arbeiten, dann wird Sie der folgende Blogbeitrag interessieren.

Weitere Informationen

Alles zum evores compass

Buch zur Team Alignment Map: Mastrogiacomo, S., & Osterwalder, A. (2021). High-Impact Tools for Teams. Hoboken: John Wiley & Sons.

Laden Sie die Team Alignment Map und zusätzliches Material in verschiedenen Sprachen kostenlos herunter

Die Geheimnisse guter Teamarbeit, Richard Hackman – Artikel aus Harvard Business Review

Psychologische Sicherheit und wie es erreicht werden kann – Artikel aus Harvard Business Review

Wichtigkeit der Kultur bei sehr effizienten Teams – Artikel aus Harvard Business Review

Zusammenarbeit in vielfältigen interdisziplinären Teams

Zusammenarbeit in internationalen Teams

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